Tietosuojaseloste
Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Palvelun nimi: Verkkopalautejärjestelmä
Laatimispäivämäärä 29.12.2022
1. Rekisterinpitäjä
Haminan kaupunki
Puistokatu 2, 49400 Hamina
05 749 2500
kirjaamo(at)hamina.fi
2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
Minna Nordström, viestintäsuunnittelija
minna.nordstrom(at)hamina.fi, p. 040 577 4469
3. Tietosuojavastaava
Kaupungin tietosuojavastaava
ICT-kehittäjä, tietohallinto
Puistokatu 2, 49400 Hamina
p. 040 199 1688
tietosuoja(at)hamina.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Verkkopalautejärjestelmässä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- palauteviestien käsittely ja vastaaminen niihin
Palautteiden henkilötietoja voivat käsitellä ja lukea vain ne Haminan kaupungin työntekijät, jotka on nimetty palautteiden vastaajiksi ja joille on myönnetty lukuoikeus järjestelmään.
Palautteen anto myös nimettömänä on mahdollista.
Lähetetyt palautteet tallennetaan palautetietokantaan.
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat
- palautteen antajan suostumus
6. Rekisterin tietosisältö
Vapaatekstikenttä sallii palautteenantajan kirjoittaa vapaavalintaista sisältöä. Palautteeseen voidaan laittaa myös liitetiedosto.
Halutessaan palautteen antaja voi täyttää seuraavat kentät: nimi, sähköpostiosoite, palauteteksti, palautteen sijainti ja palautteen julkaisulupa.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Järjestelmään tallentuvat vain ne tiedot, jotka käyttäjät itsestään halutessaan antavat.
8. Käsittelyssä käytettävät järjestelmät
A. Sähköinen aineisto: Trimble Feedback https://hamina.trimblefeedback.com
Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään palautealuekohtaisesti.
B. Manuaalinen aineisto: Ei synny manuaalisia aineistoja.
9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Vain nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä palautetta. Oikeudet annetaan palautteiden pääaihealueiden mukaisesti.
10. Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi
Automatisoituja päätöksiä ei tehdä.
11. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuta kuin palautteen käsittelijöille.
12. Tietojen siirto EU-/ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen alueen ulkopuolelle.
13. Henkilötietojen säilytysaika
Palautteiden säilytysaika on kaksi vuotta.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot, pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista, pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä ja oikeus pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen/rekisterinpitäjältä toiselle.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuoja-valtuutetun toimistoon (PL 800, 00521 Helsinki, tietosuoja(at)om.fi, 029 566 6700), mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Lomakkeet oikeuksien käyttämistä varten löytyvät kaupungintalolta ja kaupungin kotisivuilta.
Mahdolliset henkilötietojen käsittelyä koskevat pyynnöt tulee osoittaa tietosuojavastaavalle.
